Управление организационной структурой
---------------------------------------------

Основным рабочим местом сотрудника отдела кадров в системе Synergy Workflow является модуль Сотрудники.

.. figure:: img/hr_hr_workplace_1.png

        Рис. 
        

На левой панели доступны к выбору два раздела: 

* **Организационная структура** - здесь отображаются подразделения, должности и сотрудники, назначенные на эти должности.
* **Резерв** - здесь отображаются учетные записи пользователей, не назначенных на должности.

На верхней панели доступны к выбору два раздела: 

* **Профиль** - Доступно всем пользователям. Здесь можно просмотреть общие сведения о сотруднике: фотографию, контакты и др. Сотруднику отдела кадров также доступны вкладки: личная карточка и личное дело пользоваетеля.
* **Администрирование** - Доступно только сотрудникам отдела кадров. Здесь происходит управление организационной структурой: администриование подразделений, должностей, профилей сотрудников.

.. figure:: img/hr_hr_workplace_2.png

        Рис. 


Администрирование подразделения
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. Для измения существующего подразделения необходимо: выделить его в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку "Редактировать подразделение".
2. Для создания нового подразделения необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлено данное), нажать кнопку "Добавить подразделение".

.. figure:: img/hr_hr_admin_dep.png

        Рис. 

3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по подразделению, а также информация о руководителях и заместителях
(ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, назначения 
будут осуществляться автоматически через приказ).

.. figure:: img/hr_hr_admin_dep_1.png

        Рис. 



Администрирование должности
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. Для создания новой должности необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлена данная должность), нажать кнопку "Добавить должность".
2. Для измения существующей должности необходимо: выделить еt в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку "Изменить".

.. figure:: img/hr_hr_admin_pos.png

        Рис. 

3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по должности.

.. figure:: img/hr_hr_admin_pos_1.png

        Рис. 

4. Также, при выделении в навигаторе существующей долнжости, доступны функции:

* **Создать сотрудника** - здесь можно создать новую учетную запись, заполнив основные поля.
* Выбрать из справочника - здесь можно выбрать сотрудника, как из уже назначенных на какую-либо должность, так и из резерва.

(ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, 
назначения будут осуществляться автоматически через приказ).

Администрирование профиля сотрудника
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. При выделении в навигаторе сотрудника, назначенного на должность, в режиме "Администрирование" открывается окно редактирование основной информации о нем.

.. figure:: img/hr_hr_workplace_2.png

        Рис. 

2. Также доступна возможность просмотреть отдельно Личную карточку пользователя и его личное дело.
В личное дело могут быть оцифрованы уже существующие приказы, в дальнейшем, туда автоматически копируются заявления, приказы, 
служебные записки и трудовые договора по сотруднику, после их официального утверждения.

.. figure:: img/hr_hr_admin_usercase.png

        Рис. 
        

Процесс "Прием на работу"
--------------------------------------

Процесс приема сотрудника на работу, в общем случае, выглядит следующим образом:

1. Руководитель структурного подразделения инициирует служебную записку на оформление нового сотрудника, 
заполняя при этом все необходимые данные: ФИО, паспортные данные, адрес м/ж и прочее согласно установленной формы.

2. Руководитель структурного подразделения направляет служебную записку на согласование всем заинтересованным лицам согласно 
предустановленному маршруту, в том числе, сотруднику отдела кадров для проверки правильности и полноты заполненных данных.

3. После всех согласований будет автоматически создан профиль пользователя в разделе Резерв с заполненными Фамилия, Имя, Отчетсво.

4. После создания учетной записи и завершения соответствующего этапа маршрута происходит копирование данных в личную карточку пользователя.

5. Следующим этапом служебная записка попадает к сотруднику отдела кадров для создания трудового договора.

6. Созданный трудовой договор отправялется по маршруту согласования.

7. После всех согласований трудового договора и его регистрации, сотрудинку отдела кадров создается работа "Создать приказ".

8. Приказ, созданный на основании трудового договора, направляется по маршруту согласования.

9. После всех согласований приказа и его регистрации, пользователь автоматически назначается на должность.

Согласование СЗ на оформление нового сотрудника
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. Все поступившие на согласования или в работу сотруднику отдела кадров документы, отображаются в модуле "Потоки работ".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_approve.png

        Рис. 


2. Открыв документ двойным кликом, при требуемом согласовании, доступна кнопка "Согласовать", по нажатию на которую откроется 
окно для ввода комментария и выбора результата согласования.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_approve_2.png

        Рис. 
                
3. В случае отказа в согласовании, служебная записка вернется на доработку инициатору. 
В случае успешного согласования, автоматически будет создан Профиль пользователя с заполненными данными, сотруднику
отдела кадров придет работа "Создать трудовой договор".


Создание трудового договора 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. При получении работы "Создать трудовой договор", сотруднику отдела кадров необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Создать трудовой договор".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_1.png

        Рис. 
        
2. Откроется форма создания трудового договора, где будет автоматически предзаполненны данные сотрудника.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_2.png

        Рис. 
        
3. Сотрудник отдела каров проверяет, дозаполняет данные, нажимает кнопки "Сохранить" и "Отправить".


.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_3.png

        Рис. 
        
4. Трудовой договор запускается по маршруту.

5. Сотруднику отдела кадров приходит работа: "Распечатать, подписать, приложить скан-копию".

6. После выполнения всех этих действий, сотрудник отдела кадров может завершить работу, нажав на кнопку завершить.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_td_scan.png


        Рис. 
        
Здесь пользователю доступен выбор либо уже прикрепленных файлов к работе, либо выбор файла отсканированного трудового договора с компьютера.

7. После этого произойдет автоматическое копирование Трудового договора в личное дело пользователя.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_route.png


        Рис. 

8. Затем трудовой договор будет направлен на создание приказа о приеме на работу.


Создание приказа о приеме на работу
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. При получении работы "Создать приказ о приеме на работу" в потоках работ, необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Создать приказ о приеме".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create.png


        Рис. 

2. В открывшемся окне заполнить поля, которые не были заполнены автоматически, нажать кнопку "Отправить".


.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_1.png


        Рис. 

3. По нажатию "Отправить", запускается маршрут согласования.

4. Подписи отображаются в листе подписей на приказе.

5. После всех согласований сотруднику отдела кадров создается работа "Распечатать, подписать, приложить скан-копию".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_approve.png


        Рис. 

6. После выполнения всех этих действий, сотруднику отдела кадров может завершить работу, нажав кнопку "Завершить".
7. В открывшеся окне пользователь выбирает скан-копию подписанного приказа.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_finish_work.png

        Рис. 
        
8. Далее документ регистрируется в журнале регистрации приказов по сотрудникам. Для этого необходимо:

* Открыть модуль "Хранилище" - "Документы"
* Выбрать нужный журнал
* В списке отобразится документ полученный на регистрацию.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry.png


        Рис. 

9. По нажатию двойным кликом на документ открывается окно регистрации документа. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry_1.png

        Рис. 

10. Далее автоматически:

* Приказ о приеме на работу будет скопирован в Личное дело 
* Сотрудник будет назначен на должность.

11. После выполнения всех действий сотрудник, отдела кадров может завершить работу "Создать приказ о приеме" в своих потоках работ.

12. Для этого необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Завершить".

13. В появившемся окне, в меню указать ссылку на созданный приказ о приеме на работу и нажать кнопку "Готово".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry_2.png

        Рис. 

14. После завершения работы "Создать приказ о приеме" автоматически будет запущен таймер, который за 5 дней до даты 
завершения испытательного срока создаст руководителю структурного подразделения работу "Запустить СЗ о завершении испытательного срока".


Процесс "Перевод сотрудника на новую должность"
----------------------------------------------------

Согласование служебной записки о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


Процесс перевода инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника
(отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания служебной записки о переводе.

Служебная записка о переводе, предварительно утвержденная согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

1. Для согласования служебной записки о переводе, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 

2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать"

.. figure:: img/hr_hr_transfer_note_1.png

        Рис. 
        
3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа о переводе.


Создание приказа о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ о переводе" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ о переводе".

.. figure:: img/hr_hr_transfer_note_2.png

        Рис. 
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_transfer_note_3.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_finish_work.png

        Рис. 

4. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.


Регистрация приказа о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов.

.. figure:: img/hr_hr_transfer_order_2.png

        Рис.  

2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

.. figure:: img/hr_hr_transfer_order_3.png

        Рис.  

3. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело.

.. figure:: img/hr_hr_transfer_order_4.png

        Рис.  
        
4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_user_firing_note_4.png

        Рис.        
        
        
        
Процесс "Увольнение сотрудника"
----------------------------------------------------


Согласование заявления на увольнение
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


Процесс увольвнения инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника
(отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания Заявления на увольнение.

Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 

2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать".

3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа об увольнении.


Создание приказа об увольнении
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ об увольнении" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ об увольнении".

.. figure:: img/hr_hr_firing_note.png

        Рис. 
        
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_1.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_firing_order_2.png

        Рис. 

5. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.


Регистрация приказа о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов.

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_3.png

        Рис.  

2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_4.png

        Рис.  

3. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело.

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_5.png

        Рис.  

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_hr_firing_note_1.png

        Рис. 

Процесс "Командирование сотрудника"
----------------------------------------------------

Создание приказа о командировании
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ о командировании" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ о командировании".

.. figure:: img/hr_hr_btrip_note.png

        Рис. 
        
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_btrip_order_1.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ о командировании попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.

.. figure:: img/hr_hr_btrip_order_2.png

        Рис. 

5. Затем приказ о комаднировании попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам, где может быть зарегистрирован аналогичным регистрации других приказов образом.

6. После регистрации документ автоматически копируется в личное дело сотрудника

7. По завершению маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу в потоках работ. Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_hr_btrip_note_1.png

        Рис. 




Процесс "Отпуск сотрудника"
----------------------------------------------------

В системе присутствуют формы заявлений и приказов по следующим видам отпусков:

* Трудовой отпуск 
* Отпуск без содержания
* Отпуск по беременности и родам
* Отпуск по уходу за ребенком
* Учебный отпуск

По каждому из видов отпусков процессы реализованы аналогичным образом. Рассмотрим на примере одного из них:


Согласование заявления на отпуск
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 

2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать".

3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа на отпуск.


Создание приказа на отпуск
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ на отпуск" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ на отпуск".

.. figure:: img/hr_hr_leave_note.png

        Рис. 
        
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_leave_order_1.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ на отпуск попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_leave_order_2.png

        Рис. 

4. Затем приказ на отпуск попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.


Регистрация приказа на отпуск
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов.

2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

3. После регистрации приказ автоматически будет добавлен в личное дело сотрудника.

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ на отпуск" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_hr_leave_note_1.png

        Рис. 

Реестры кадровых документов
-------------------------------------- 


Все документы, создаваемые по установленным формам, доступны к просмотру в разделе "Реестры" модуля "Хранилище".

.. figure:: img/hr_hr_registries.png

        Рис. 
