hr_hr.rst 31 KB
Newer Older
root's avatar
root committed
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 184 185 186 187 188 189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 212 213 214 215 216 217 218 219 220 221 222 223 224 225 226 227 228 229 230 231 232 233 234 235 236 237 238 239 240 241 242 243 244 245 246 247 248 249 250 251 252 253 254 255 256 257 258 259 260 261 262 263 264 265 266 267 268 269 270 271 272 273 274 275 276 277 278 279 280 281 282 283 284 285 286 287 288 289 290 291 292 293 294 295 296 297 298 299 300 301 302 303 304 305 306 307 308 309 310 311 312 313 314 315 316 317 318 319 320 321 322 323 324 325 326 327 328 329 330 331 332 333 334 335 336 337 338 339 340 341 342 343 344 345 346 347 348 349 350 351 352 353 354 355 356 357 358 359 360 361 362 363 364 365 366 367 368 369 370 371 372 373 374 375 376 377 378 379 380 381 382 383 384 385 386 387 388 389 390 391 392 393 394 395 396 397 398 399 400 401 402 403 404 405 406 407 408 409 410 411 412 413 414 415 416 417 418 419 420 421 422 423 424 425 426 427 428 429 430 431 432 433 434 435 436 437 438 439 440 441 442 443 444 445 446 447 448 449 450 451 452 453 454 455 456 457 458 459 460 461 462 463 464 465 466 467 468 469 470 471 472 473 474 475 476 477 478 479 480 481 482 483 484 485 486 487 488 489 490 491 492 493 494 495 496 497 498 499 500 501 502 503 504 505 506 507 508 509 510 511 512 513 514 515 516 517 518 519 520 521 522 523 524 525 526 527 528 529
Управление организационной структурой
---------------------------------------------

Основным рабочим местом сотрудника отдела кадров в системе Synergy Workflow является модуль Сотрудники.

.. figure:: img/hr_hr_workplace_1.png

        Рис. 
        

На левой панели доступны к выбору два раздела: 

* **Организационная структура** - здесь отображаются подразделения, должности и сотрудники, назначенные на эти должности.
* **Резерв** - здесь отображаются учетные записи пользователей, не назначенных на должности.

На верхней панели доступны к выбору два раздела: 

* **Профиль** - Доступно всем пользователям. Здесь можно просмотреть общие сведения о сортуднике: фотографию, контакты и др. Сотруднику отдела кадров также доступны вкладки: личная карточка и личное дело пользоваетеля.
* **Администрирование** - Доступно только сортудникам отдела кадров. Здесь происходит управление организационной структурой: администриование подразделений, должностей, профилей сотрудников.

.. figure:: img/hr_hr_workplace_2.png

        Рис. 


Администрирование подразделения
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. Для измения существующего подразделения необходимо: выделить его в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку "Редактировать подразделение".
2. Для создания нового подразделения необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлено данное), нажать кнопку "Добавить подразделение".

.. figure:: img/hr_hr_admin_dep.png

        Рис. 

3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по подразделению, а также информация о руководителях и заместителях
(ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, назначения 
будут осуществляться автоматически через приказ).

.. figure:: img/hr_hr_admin_dep_1.png

        Рис. 



Администрирование должности
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. Для создания новой должности необходимо: выделить в навигаторе родительское подразделение (куда будет добавлена данная должность), нажать кнопку "Добавить должность".
2. Для измения существующей должности необходимо: выделить еt в навигаторе (на левой панели), нажать кнопку "Изменить".

.. figure:: img/hr_hr_admin_pos.png

        Рис. 

3. В появившемся окне доступны для редактирования основные данные по должности.

.. figure:: img/hr_hr_admin_pos_1.png

        Рис. 

4. Также, при выделении в навигаторе существующей долнжости, доступны функции:

* **Создать сотрудника** - здесь можно создать новую учетную запись, заполнив основные поля.
* Выбрать из справочника - здесь можно выбрать сотрудника, как из уже назначенных на какую-либо должность, так и из резерва.

(ручное назначение сотрудника на должность требуется только при первичном внесении организационной структуры, в дальнейшем, 
назначения будут осуществляться автоматически через приказ).

Администрирование профиля сотрудника
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. При выделении в навигаторе сотрудника, назначенного на должность, в режиме "Администрирование" открывается окно редактирование основной информации о нем.

.. figure:: img/hr_hr_workplace_2.png

        Рис. 

2. Также доступна возможность просмотреть отдельно Личную карточку пользователя и его личное дело.
В личное дело могут быть оцифрованы уже существующие приказы, в дальнейшем, туда автоматически копируются заявления, приказы, 
служебные записки и трудовые договора по сотруднику, после их официального утверждения.

.. figure:: img/hr_hr_admin_usercase.png

        Рис. 
        

Процесс "Прием на работу"
--------------------------------------

Процесс приема сотрудника на работу, в общем случае, выглядит следующим образом:

1. Руководитель структурного подразделения инициирует служебную записку на оформление нового сотрудника, 
заполняя при этом все необходимые данные: ФИО, паспортные данные, адрес м/ж и прочее согласно установленной формы.

2. Руководитель структурного подразделения направляет служебную записку на согласование всем заинтересованным лицам согласно 
предустановленному маршруту, в том числе, сотруднику отдела кадров для проверки правильности и полноты заполненных данных.

3. После всех согласований будет автоматически создан профиль пользователя в разделе Резерв с заполненными Фамилия, Имя, Отчетсво.

4. После создания учетной записи и завершения соответствующего этапа маршрута происходит копирование данных в личную карточку пользователя.

5. Следующим этапом служебная записка попадает к сотруднику отдела кадров для создания трудового договора.

6. Созданный трудовой договор отправялется по маршруту согласования.

7. После всех согласований трудового договора и его регистрации, сотрудинку отдела кадров создается работа "Создать приказ".

8. Приказ, созданный на основании трудового договора, направляется по маршруту согласования.

9. После всех согласований приказа и его регистрации, пользователь автоматически назначается на должность.

Согласование СЗ на оформление нового сотрудника
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. Все поступившие на согласования или в работу сотруднику отдела кадров документы, отображаются в модуле "Потоки работ".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_approve.png

        Рис. 


2. Открыв документ двойным кликом, при требуемом согласовании, доступна кнопка "Согласовать", по нажатию на которую откроется 
окно для ввода комментария и выбора результата согласования.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_approve_2.png

        Рис. 
                
3. В случае отказа в согласовании, служебная записка вернется на доработку инициатору. 
В случае успешного согласования, автоматически будет создан Профиль пользователя с заполненными данными, сотруднику
отдела кадров придет работа "Создать трудовой договор".


Создание трудового договора 
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. При получении работы "Создать трудовой договор", сотруднику отдела кадров необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Создать трудовой договор".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_1.png

        Рис. 
        
2. Откроется форма создания трудового договора, где будет автоматически предзаполненны данные сотрудника.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_2.png

        Рис. 
        
3. Сотрудник отдела каров проверяет, дозаполняет данные, нажимает кнопки "Сохранить" и "Отправить".


.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_3.png

        Рис. 
        
4. Трудовой договор запускается по маршруту.

5. Сотруднику отдела кадров приходит работа: "Распечатать, подписать, приложить скан-копию".

6. После выполнения всех этих действий, сотрудник отдела кадров может завершить работу, нажав на кнопку завершить.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_td_scan.png


        Рис. 
        
Здесь пользователю доступен выбор либо уже прикрепленных файлов к работе, либо выбор файла отсканированного трудового договора с компьютера.

7. После этого произойдет автоматическое копирование Трудового договора в личное дело пользователя.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_note_create_td_route.png


        Рис. 

8. Затем трудовой договор будет направлен на создание приказа о приеме на работу.


Создание приказа о приеме на работу
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~

1. При получении работы "Создать приказ о приеме на работу" в потоках работ, необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Создать приказ о приеме".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create.png


        Рис. 

2. В открывшемся окне заполнить поля, которые не были заполнены автоматически, нажать кнопку "Отправить".


.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_1.png


        Рис. 

3. По нажатию "Отправить", запускается маршрут согласования.

4. Подписи отображаются в листе подписей на приказе.

5. После всех согласований сотруднику отдела кадров создается работа "Распечатать, подписать, приложить скан-копию".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_approve.png


        Рис. 

6. После выполнения всех этих действий, сотруднику отдела кадров может завершить работу, нажав кнопку "Завершить".
7. В открывшеся окне пользователь выбирает скан-копию подписанного приказа.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_finish_work.png

        Рис. 
        
8. Далее документ регистрируется в журнале регистрации приказов по сотрудникам. Для этого необходимо:

* Открыть модуль "Хранилище" - "Документы"
* Выбрать нужный журнал
* В списке отобразится документ полученный на регистрацию.

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry.png


        Рис. 

9. По нажатию двойным кликом на документ открывается окно регистрации документа. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry_1.png

        Рис. 

10. Далее автоматически:

* Приказ о приеме на работу будет скопирован в Личное дело 
* Сотрудник будет назначен на должность.

11. После выполнения всех действий сотрудник, отдела кадров может завершить работу "Создать приказ о приеме" в своих потоках работ.

12. Для этого необходимо открыть двойным кликом документ и нажать кнопку "Завершить".

13. В появившемся окне, в меню указать ссылку на созданный приказ о приеме на работу и нажать кнопку "Готово".

.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_create_registry_2.png

        Рис. 

14. После завершения работы "Создать приказ о приеме" автоматически будет запущен таймер, который за 5 дней до даты 
завершения испытательного срока создаст руководителю структурного подразделения работу "Запустить СЗ о завершении испытательного срока".


Процесс "Перевод сотрудника на новую должность"
----------------------------------------------------

Согласование служебной записки о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


Процесс перевода инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника
(отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания служебной записки о переводе.

Служебная записка о переводе, предварительно утвержденная согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

1. Для согласования служебной записки о переводе, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 

2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать"

.. figure:: img/hr_hr_transfer_note_1.png

        Рис. 
        
3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа о переводе.


Создание приказа о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ о переводе" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ о переводе".

.. figure:: img/hr_hr_transfer_note_2.png

        Рис. 
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_transfer_note_3.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_hiring_order_finish_work.png

        Рис. 

4. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.


Регистрация приказа о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов.

.. figure:: img/hr_hr_transfer_order_2.png

        Рис.  

2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

.. figure:: img/hr_hr_transfer_order_3.png

        Рис.  

3. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело.

.. figure:: img/hr_hr_transfer_order_4.png

        Рис.  
        
4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_user_firing_note_4.png

        Рис.        
        
        
        
Процесс "Увольнение сотрудника"
----------------------------------------------------


Согласование заявления на увольнение
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


Процесс увольвнения инциируется сотрудником или руководителем структурного подразделения с письменного согласия сотрудника
(отсканированный вариант подписанного вручную заявления) путем создания Заявления на увольнение.

Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 

2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать".

3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа об увольнении.


Создание приказа об увольнении
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ об увольнении" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ об увольнении".

.. figure:: img/hr_hr_firing_note.png

        Рис. 
        
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_1.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ о переводе попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_firing_order_2.png

        Рис. 

4. Затем приказ о переводе попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.


Регистрация приказа о переводе
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов.

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_3.png

        Рис.  

2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_4.png

        Рис.  

3. После регистрации пользователь будет автоматически переведен на новую должность, приказ о переводе будет добавлен в его личное дело.

.. figure:: img/hr_hr_firing_order_5.png

        Рис.  

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_hr_firing_note_1.png

        Рис. 

Процесс "Командирование сотрудника"
----------------------------------------------------

Создание приказа о командировании
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ о командировании" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ о командировании".

.. figure:: img/hr_hr_btrip_note.png

        Рис. 
        
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_btrip_order_1.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ о командировании попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_btrip_order_2.png

        Рис. 

4. Затем приказ о комаднировании попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам, где может быть зарегистрирован аналогичным регистрации других приказов образом.

5. После регистрации документ автоматически копируется в личное дело сортудника.

6. По завершению маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказо командировании" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_hr_btrip_note_1.png

        Рис. 


Процесс "Отпуск сотрудника"
----------------------------------------------------

В системе присутствуют формы заявлений и приказов по следующим видам отпусков:

* Трудовой отпуск 
* Отпуск без содержания
* Отпуск по беременности и родам
* Отпуск по уходу за ребенком
* Учебный отпуск

По каждому из видов отпусков процессы реализованы аналогичным образом. Рассмотрим на примере одного из них:

Согласование заявления на отпуск
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


Заявление, предварительно утвержденное согласующими лицами, попадает на согласование сотрудинку отдела кадров:

1. Для согласования заявления, необходимо открыть полученный в Потоках работ документ двойным кликом. 

2. В открывшемся окне нажать кнопку "Согласовать".

3. После этого документ будет автоматически зарегистрирован в журнале кадровых служебных записок и направлен сотруднику отдела кадров на создание Приказа на отпуск.


Создание приказа на отпуск
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Полученную в потоках работ работу "Создать приказ на отпуск" необходимо открыть двойным кликом и в открывшемся окне нажать кнопку "Создать приказ на отпуск".

.. figure:: img/hr_hr_leave_note.png

        Рис. 
        
2. В открывшемся окне заполнить недостающие поля и нажать кнопку "Отправить".

.. figure:: img/hr_hr_leave_order_1.png

        Рис. 

3. После всех согласований, приказ на отпуск попадет сотруднику отдела кадров в работу "Распечатать, подписать, приложить скан документа".

4. После совершения всех этих действий, необходимо нажать кнопку Завершить и выбрать файл отсканированного подписанного приказа.


.. figure:: img/hr_hr_leave_order_2.png

        Рис. 

4. Затем приказ на отпуск попадает на регистрацию в Журнал регистрации приказов по сотрудникам.


Регистрация приказа на отпуск
~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~~


1. Чтобы зарегистрировать документ, необходимо открыть раздел "Хранилище"-"Документы", выбрать журнал приказов.

2. Двойным кликом открывается окно регистрации приказа о переводе. Сотруднику отдела кадров необходимо нажать кнопку "Зарегистрировать".

3. После регистрации приказ автоматически будет добавлен в личное дело сотрудника.

4. После завершения маршрута по приказу, сотрудник отдела кадров может завершить работу "Создать приказ на отпуск" в потоках работ.
Для этого необходимо открыть документ, нажать кнопку "Завершить" и выбрать зарегистрированный приказ.

.. figure:: img/hr_hr_leave_note_1.png

        Рис. 

Реестры кадровых документов
-------------------------------------- 


Все документы, создаваемые по установленным формам, доступны к просмотру в разделе "Реестры" модуля "Хранилище".

.. figure:: img/hr_hr_registries.png

        Рис.